ADM Hamburg : Einladung zur virtuellen ordentlichen Hauptversammlung am 19.08.2021

ADM Hamburg Aktiengesellschaft

Hamburg

Wertpapier-Kenn-Nr. 726 900

ISIN: DE 0007269003

Einladung zur virtuellen ordentlichen

Hauptversammlung

Die Aktionäre der ADM Hamburg Aktiengesellschaft (die "Gesellschaft") werden hierdurch zu der am Donnerstag, den 19. August 2021 um 9.30 Uhr (MESZ), stattfindenden virtuellen ordentlichen Hauptversammlung eingeladen.

Die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der ADM Hamburg Aktiengesellschaft wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft) abgehalten. Die virtuelle Hauptversammlung wird für angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten aus den Geschäftsräumen der ADM Hamburg Aktiengesellschaft in Hamburg live im Internet übertragen. Angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten können die Übertragung der Hauptversammlung live in Bild und Ton über das Investor-Portal verfolgen.

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses der ADM Hamburg Aktiengesellschaft zum 31. Dezember 2020 sowie des zusammengefassten Lage- und Konzernlageberichts der ADM Hamburg Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2020 sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2020

2. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder desVorstands

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für deren Tätigkeit im Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.

1. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats
   Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2020 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für deren Tätigkeit im Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu erteilen.
2. Wahl des Abschlussprüfers und zugleich Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021
   Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Altavis GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Hamburg zum Abschlussprüfer und Konzern- abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2021 vom 1. Januar bis 31. Dezember 2021 zu wählen.

Vorlagen an die Aktionäre

Folgende Unterlagen liegen vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft,

ADM Hamburg Aktiengesellschaft, Nippoldstraße 117, 21107 Hamburg

zur Einsicht der Aktionäre aus und sind ab diesem Zeitpunkt auf der Internetseite der Gesellschaft www.oelag.deim Bereich Investor Relations / Hauptversammlungen zugänglich:

• festgestellter Jahresabschluss von ADM Hamburg Aktiengesellschaft, Hamburg, zum 31. Dezember 2020;
• vom Aufsichtsrat gebilligter Konzernabschluss zum 31. Dezember 2020;
• zusammengefasster Lage- und Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2020;
• Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2020.

Hinweise zur Teilnahme an der

Hauptversammlung und zur

Ausübung des Stimmrechts

Hauptversammlung ohne physische Präsenz

der Aktionäre

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-,Genossenschafts-,Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID- 19-Pandemie(COVID-19-Gesetz) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Die Hauptversammlung findet virtuell in den Geschäftsräumen der ADM Hamburg Aktiengesellschaft in Hamburg statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2021 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre.

Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung im Internet über das nachfolgend erläuterte, passwortgeschützte Investor-Portal, das unter

https://investor.computershare.de/adm

zugänglich sein wird.

Die Verfolgung der Live-Übertragung der virtuellen Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne des § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG (elektronische bzw. Online- Teilnahme).

Den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären werden individuelle Anmeldebestätigungen mit Zugangsdaten zum passwortgeschützten Investor-Portal zugeschickt, mit denen dieser Service genutzt werden kann. Die Hauptversammlung wird darin vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen, die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung werden ermöglicht, den Aktionären wird ein Fragerecht im Vorfeld der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt und Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können über elektronische Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erheben.

Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 18 Abs. 2 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Aktienbesitz, bezogen auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also auf den 29. Juli 2021, 0.00 Uhr (MESZ), (sog. Nachweisstichtag) nachgewiesen haben. Der Nachweis ist durch eine in Textform erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Aktienbesitz zu erbringen.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft bis spätestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 12. August 2021, 24.00 Uhr (MESZ), unter folgender Anschrift:

ADM Hamburg Aktiengesellschaft c/o Computershare Operations Center 80249 München

Telefax: [phone]

E-Mail: [e-mail]

zu gegangen sein. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft ebenfalls bis spätestens am sechsten Tag vor der Hauptversammlung, also spätestens am 12. August 2021, 24.00 Uhr (MESZ), unter der vorgenannten Adresse zugegangen sein.

Stimmrechtsausübung

Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Wir weisen darauf hin, dass das Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch einen Intermediär, ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausgeübt werden kann. Diesen steht zur Wahrnehmung der Stimmrechte die Briefwahl oder die Erteilung einer Vollmacht und Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur Verfügung. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Für die Erteilung der Vollmacht gilt die Textform. Wenn ein Intermediär, ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigt werden soll, besteht kein Textformerfordernis. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Institutionen oder Personen möglicherweise eine bestimmte Form der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Aktionäre, die einen Intermediär, ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der in § 135 AktG gleich gestellten Institutionen oder Personen bevollmächtigen wollen, bitten wir deshalb, sich mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht abzustimmen.

Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das Vollmachtsformular auf der Rückseite der Anmeldebestätigung, die sie nach der Anmeldung erhalten, benutzen. Möglich ist aber auch die Ausstellung einer gesonderten Vollmacht in Textform.

Die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung sind per Post, per Telefax oder per E-Mail bis zum 18. August 2021, 18.00 Uhr (MESZ), an die folgende Adresse zu übermitteln:

ADM Hamburg Aktiengesellschaft c/o Computershare Operations Center 80249 München

Telefax: + 49 89 30903-74675

E-Mail: [e-mail]

Die Erteilung einer Vollmacht, ihres Widerrufs oder ihrer Änderung kann auch im Wege der elektronischen Kommunikation durch Nutzung des Investor-Portals bis zum Beginn der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte vorgenommen werden.

Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Daneben bieten wir unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Vollmachten sind in Textform an die unten genannte Adresse der Gesellschaft zu erteilen. Sollen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, muss der Aktionär diesen in jedem Fall Weisungen erteilen, wie das Stimmrecht ausgeübt werden soll. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, nach Maßgabe der ihnen erteilten Weisungen abzustimmen. Sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten vorliegt. Diejenigen Aktionäre, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen und den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, können hierzu das Vollmachts- /Weisungsformular verwenden, das den Aktionären zusammen mit der Anmeldebestätigung zu- gesendet wird.

Vollmachten für die Stimmrechtsvertreter unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen, deren Änderung und deren Widerruf müssen unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Formulars per Post, per Telefax oder per E-Mail bei der Gesellschaft bis spätestens zum 18. August 2021, 18.00 Uhr (MESZ), ebenfalls unter folgender Adresse eingehen:

ADM Hamburg Aktiengesellschaft c/o Computershare Operations Center

80249 München

Telefax: + 49 89 30903-74675

E-Mail: [e-mail]

Über das Investor-Portal ist die Erteilung der Vollmacht, ihre Änderung und ihr Widerruf jeweils bis zum Beginn der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte möglich.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre und deren Bevollmächtigte, die ihr Stimmrecht nicht durch Bevollmächtigte ausüben wollen, können ihre Stimmen schriftlich, per Telefax, per E-Mail oder elektronisch über das Investor- Portal durch Briefwahl abgeben, sofern sie rechtzeitig angemeldet sind; eine persönliche Stimmabgabe in der Hauptversammlung ist nicht möglich. Hierzu steht das auf der Anmelde- bestätigung abgedruckte Formular zur Verfügung.

Stimmabgaben per Briefwahl, deren Änderung und deren Widerruf müssen unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Formulars per Post, per Telefax oder per E-Mail bei der Gesellschaft spätestens bis zum 18. August 2021, 18.00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse eingehen:

ADM Hamburg Aktiengesellschaft c/o Computershare Operations Center 80249 München

Telefax: + 49 89 30903-74675

E-Mail: [e-mail]

Über das Investor-Portal ist die Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl, ihre Änderung und ihr Widerruf jeweils bis zu dem Beginn der Abstimmung über die Tagesordnungspunkte möglich.

Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, Vereinigungen von Aktionären und diesen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen oder Institutionen können sich der Briefwahl bedienen.