Bayer : Datenschutzinformationen für Teilnehmer

Datenschutzinformationen für Aktionäre und Aktionärsvertreter hinsichtlich der Haupt- versammlung der Bayer Aktiengesellschaft

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Bayer Aktiengesellschaft, Kaiser Wilhelm Allee 1, 51368 Leverkusen (im Folgenden auch "uns", "unser" und "wir"). Unseren Konzerndatenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Adresse oder per E-Mail unter [e-mail]. Für Fragen zum Datenschutz im Aktienregister wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse oder per E-Mail an [e-mail].

2 Wofür werden welche Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Aktien der Bayer Aktiengesellschaft sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht das Aktienrecht vor, dass diese unter Angabe von Name, Geburtsdatum, Postanschrift, elektronischer Adresse (E-Mailadresse) sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer, bei Nennbetragsaktien auch des Betrags in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer Bayer Namensaktien mitwirkenden Intermediäre/Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben und die Information über Ihre Staatsangehörigkeit an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Intermediäre/Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über die Clearstream Banking AG gemeldet.

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Wir verwenden diese personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken, insbesondere zur Führung des Aktienregisters und zur Kommunikation mit den Aktionären. Daneben können wir diese Daten für Zwecke verwenden, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, der Anzahl von Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind insoweit die aktienrechtlichen Bestimmungen (insb. §§ 67, 67e AktG) in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) und Absatz 4 DSGVO.

Des Weiteren verarbeiten wir die genannten Aktionärsdaten sowie bei Erteilung von Stimmrechtsvollmachten auch Name und Kontaktdaten (z. B. Anschrift, E-Mailadresse) der Bevollmächtigten, ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen, wie z. B. aufsichtsrechtlicher oder wertpapierrechtlicher Vorgaben oder aktien-, handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. So müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten und 3 Jahre lang zugriffsgeschützt aufbewahren (§ 134 Absatz 3 Satz 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir im Rahmen der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung die personenbezogenen Daten von teilnehmenden Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten (Name, Aktionärsnummer, Aktienanzahl, Wohnort, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkt und Inhalt von Beiträgen im Rahmen der Ausübung von Aktionärsrechten) zur Erfüllung der hierfür bestehenden aktienrechtlichen Anforderungen. Dies betrifft insbesondere die Ermöglichung der Teilnahme und die Führung des Teilnehmerverzeichnisses, die Ermöglichung der Ausübung der Aktionärsrechte (wie z. B. Stimmrecht, Auskunfts- und Rederecht sowie Widerspruchrecht) sowie die Erfüllung von Veröffentlichungspflichten (Gegenanträge, Wahlvorschläge und Stellungnahmen werden auf der Internetseite www.bayer.de/hauptversammlungunter Offenlegung des Namens des Aktionärs veröffentlicht). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind insoweit die aktienrechtlichen Bestimmungen (insb. §§ 67e, 118 ff. AktG) in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.

Neben der Verarbeitung auf Basis gesetzlicher Vorschriften verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Wahrung der folgenden berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Absatz 1 f) DSGVO:

• Für die Organisation der virtuellen Hauptversammlung und um deren geordneten Ablauf sicherzustellen, soweit die Datenverarbeitung diesbezüglich erforderlich ist und über die oben bereits genannten Punkte hinausgeht.
• Zur Information von nicht über das Aktionärsportal teilnehmenden Mitaktionären und der Öffentlichkeit über die virtuelle Hauptversammlung übertragen wir die gesamte Hauptversammlung, einschließlich aller Redebeitäge von Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten, in Bild und Ton live im Internet (sog. "Livestream").
• Ein berechtigtes Interesse besteht außerdem hinsichtlich der Einhaltung außereuropäischer Wertpapiervorschriften, z. B. wenn wir bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um entsprechende Vorschriften einzuhalten.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Nutzung unseres Aktionärsportals erhalten Sie in unserer gesonderten Datenschutzinformationen zur Nutzung des Aktionärsportals der Bayer Aktiengesellschaft.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

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3 Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Bayer Aktiengesellschaft erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Aufgaben Ihnen gegenüber benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Wenn solche Dienstleister mit persönlichen Daten unserer Aktionäre in Berührung kommen, erfolgt dies im Rahmen einer sogenannten Auftragsverarbeitung, die gesetzlich ausdrücklich vorgesehen ist (Art. 28 DSGVO). Die Bayer Aktiengesellschaft bleibt auch in diesem Fall für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Unsere Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt und arbeiten ausschließlich gemäß unserer Weisungen, was wir durch vertragliche Regelungen, durch technische und organisatorische Maßnahmen und durch ergänzende Kontrollen sicherstellen. Bei unseren Dienstleistern handelt es sich um Unternehmen aus folgenden Kategorien: Dienstleister für die Führung des Aktienregisters, IT-Dienstleister sowie Dienstleister für die Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Behörden, insbesondere die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), zu übermitteln, beispielsweise aufgrund von gesetzlichen Mitteilungspflichten beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen. Schließlich übermitteln wir personenbezogene Daten an Gerichte, Schiedsgerichte oder Rechtsberater, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

4 Werden meine Daten in ein Drittland übermittelt?

Wir haben nicht die Absicht, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder an eine internationale Organisation zu übermitteln. Personenbezogene Daten geben wir insoweit nicht an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weiter.

5 Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu 3 Jahre. Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch 10 Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die für oder gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden.

6 Gibt es für mich als Aktionär eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Als Aktionär sind Sie gesetzlich verpflichtet uns die zur Führung des Aktienregisters erforderlichen Angaben zu Ihrer Person (s.o.) bereitzustellen. Auch die bei Übertragung oder Verwahrung von Namensaktien mitwirkenden Intermediäre/Kreditinstitute sind verpflichtet, uns die für die Führung des Aktienregisters erforderlichen Angaben zu übermitteln (§ 67 Absatz 1 Satz 2 und Absatz 4 AktG). Darüber hinaus besteht grundsätzlich keine Verpflichtung personenbezogene Daten bereitzustellen. Soweit diese jedoch

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erforderlich sind, um Aktionärsrechte auszuüben, führt die Nichtbereitstellung ggf. dazu, dass die Aktionärsrechte nicht ausgeübt werden können.

7 Welche Rechte habe ich als Betroffener?

Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Nach einloggen im Aktionärsportal der Bayer Aktiengesellschaft unter www.aktionaersportal.bayer.definden Sie unter dem Menüpunkt "Mein Profil" die wesentlichen zur Ihrer Person im Aktienregister verzeichneten Angaben. Sie haben außerdem ein Recht zur Berichtigung unrichtiger Daten über Sie. Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen (z. B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden). Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient unsererseits überwiegenden, zwingenden schutzwürdigen Gründen. Weitere Rechte sind das Recht auf Übertragbarkeit Ihrer Daten sowie das Recht eine ggf. erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem erfolgten Widerruf beeinträchtigt wird.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, können Sie sich an unseren Konzerndatenschutzbeauftragten unter der oben genannten Adresse wenden. Zudem steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für die Bayer Aktiengesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

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