LEG Immobilien : Datenschutzinformationen

ANLAGE 1

Datenschutzinformationen für Aktionäre und Aktionärsvertreter der LEG Immobilien SE

Am 25. Mai 2018 sind die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom

27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, "DSGVO") sowie neue deutsche datenschutzrechtliche Vorschriften in Kraft getreten. Die DSGVO sieht unter anderem Informationspflichten im Zusammenhang mit der Erhebung personenbezogener Daten vor (Transparenz der Datenverarbeitung).

Wir nehmen den Datenschutz für unsere Aktionäre sehr ernst und möchten Sie mit den nachfolgenden Hinweisen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die LEG Immobilien SE (die "Gesellschaft") und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
   LEG Immobilien SE Flughafenstraße 99 40474 Düsseldorf Telefon [phone] Fax [phone]
   [e-mail]
   Zentrale Ansprechstelle in Angelegenheiten des Datenschutzes ist das Datenschutzmanagement der LEG-Gruppe, Flughafenstraße 99, 40474 Düsseldorf, [e-mail].
   Ansprechpartner in persönlichen Datenschutzangelegenheiten sowie für die Aufsichtsbehörden ist der Datenschutzbeauftragte der LEG-Gruppe, Flughafenstraße 99, 40474 Düsseldorf,
   Telefon [phone],[e-mail].
2. Welche Datenkategorien werden verarbeitet?
   Im Zusammenhang mit der Abwicklung von Hauptversammlungen verarbeitet die Gesellschaft personenbezogene Daten (insbesondere Name, Adresse, elektronische Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie, Zugangsdaten für das zugangsgeschützte InvestorPortal, ggfs. Eintrittskartennummer, gegebenenfalls Name, Adresse sowie Zugangsdaten und ggfs. Eintrittskartennummer des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen. Neben personenbezogenen Daten der Aktionäre, die im Aktienregister der Gesellschaft gespeichert sind, verarbeitet die Gesellschaft hierbei Daten, die von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben oder für die Aktionäre aus diesem Anlass von den depotführenden Instituten an die Gesellschaft übermittelt werden (insbesondere Vollmachten, Weisungen, Stimmabgaben per Briefwahl oder Widerspruch zu Protokoll der Hauptversammlung).
   Wenn Sie unser InvestorPortal im Internet besuchen, erheben wir Daten über Zugriffe auf unser InvestorPortal. Folgende Daten und Geräteinformationen werden in den Webserver-Log-Files protokolliert:

1. Abgerufene bzw. angefragte Daten; o Datum und Uhrzeit des Abrufs;
   o Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;
   o Typ des verwendeten Webbrowsers und Betriebssystems; o Referrer URL (die zuvor besuchte Seite);
   o IP-Adresse;
   o Aktionärsnummer und Session-ID;o Login.

Ihr Browser übermittelt diese Daten automatisch an uns, wenn Sie unser InvestorPortal besuchen.

3. Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhält die Gesellschaft welche Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.

Die Aktien der Gesellschaft sind Namensaktien. Für Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass unter anderem diese unter Angabe des Namens, des Geburtsdatums, der Adresse des Aktionärs, elektronischen Adresse sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer Namensaktien an der Gesellschaft mitwirkenden Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (zusätzlich z.B. auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und einreichende Bank) an das Aktienregister weiter. Das geschieht über die Clearstream Banking AG, Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute ausführt. Werden Ihre Aktien verkauft, wird uns dies ebenfalls über die Clearstream Banking AG, Frankfurt mitgeteilt.

Die Gesellschaft verwendet Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Das sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit den Depotbanken und Aktionären sowie verschiedene Vorgänge im Zusammenhang mit der Durchführung von Hauptversammlungen (z.B. Übermittlung der Zugangsdaten und Informationen für die Hauptversammlung, ggfs. Identifikation von Aktionären zur Bearbeitung von Anfragen, Anmeldung zur Hauptversammlung, Dokumentation der Teilnahmeberechtigung und Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses).

§ 67 Abs. 6 Satz 4 AktG bestimmt, dass die in das Aktienregister eingetragenen Daten zur Werbung für das Unternehmen nur verwendet werden dürfen, soweit der Aktionär nicht widerspricht. Über das Widerspruchsrecht sind die Aktionäre in angemessener Weise zu informieren (§ 67 Abs. 6 Satz 5 AktG). Dieser Verpflichtung kommt die Gesellschaft u.a. durch die in dieser Information in Abschnitt 8 enthaltene Widerspruchsbelehrung nach. Für den Fall, dass die in das Aktienregister eingetragenen Daten zur Werbung für das Unternehmen verwendet werden, erfolgt die

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Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Daneben verwenden wir Ihre Daten ggf. zu Zwecken, die mit diesen Zwecken vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen, oder für Übersichten der größten Aktionäre). Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen, z.B. aufsichtsrechtlichen Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Gesellschaft ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Die DSGVO sieht insoweit ausdrücklich vor, dass eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten auch aufgrund spezieller gesetzlicher Verpflichtungen (außerhalb der DSGVO) gerechtfertigt ist.

In Einzelfällen kann die Gesellschaft Ihre Daten auch zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten. Ein berechtigtes Interesse der Gesellschaft liegt unter anderem vor, wenn wir z. B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre oder Gruppen von Aktionären aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Rechtsvorschriften bestimmter Länder nicht zu verletzen. Zum Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen siehe unten Abschnitt 7.

Im Zusammenhang mit der Abwicklung von Hauptversammlungen verarbeitet die Gesellschaft personenbezogene Daten wie vorab beschreiben auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich Anmeldung sowie Erteilung und Widerruf von Vollmachten) zu ermöglichen.

Bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft für die Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter ist die Vollmachtserklärung von der Gesellschaft nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§ 134 Abs. 3 Satz 5 AktG).

Wir haben ein berechtigtes Interesse, den geordneten Ablauf der Hauptversammlung sicherzustellen. Wenn Sie gemäß den Vorgaben in der Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung vor der Hauptversammlung Gegenanträge zu den Beschlussvorschlägen einreichen oder in der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären, verarbeiten wir zu deren Bearbeitung daher Name und Adresse des Aktionärs und die Aktionärsnummer sowie Ihre - soweit angegeben - E-Mailadresse. Wenn Sie einen Dritten zur Hauptversammlung bevollmächtigen, verarbeiten wir auch Name und Adresse des

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Bevollmächtigten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen auch in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren.

1. Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?
   Zur Einhaltung der oben genannten Zwecke kann es erforderlich sein, dass Ihre personenbezogenen Daten für einen der oben genannten Zwecke außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden. Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des EWR übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.
2. An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter? Externe Dienstleister:
   Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters sowie zur Durchführung der Hauptversammlungen zum Teil externer Dienstleister, mit denen wir soweit erforderlich Verträge über die Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben (z. B. Aktienregisterführer, IT-Dienstleister,HV-Dienstleister, Dienstleister für Druck und Versand der Aktionärsmitteilungen und Rechtsberater). Beauftragte Dienstleister erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.
   Weitere Empfänger und gemeinsam datenschutzrechtlich Verantwortliche:
   Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, sind wir nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG verpflichtet, Sie unter Angabe des Namens, des Wohnorts, sowie der Anzahl der vertretenen Aktien in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen. Diese Daten können von anderen Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG). Darüber hinaus werden u.U. im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären personenbezogene Daten öffentlich zugänglich gemacht.
   Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden (§ 122 Abs. 2 AktG), wird die Gesellschaft diese Gegenstände bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen unter Angabe des Namens des Aktionärs gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird die Gesellschaft Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen

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Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs im Internet veröffentlichten (§§ 126 Abs. 1, 127 AktG). Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern zu übermitteln, wie etwa Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z.B. bei Stimmrechtsmitteilungen).

Die LEG Management GmbH, Flughafenstr. 99, 40474 Düsseldorf übernimmt für die

LEG Immobilien SE Leistungen im Zusammenhang mit der Durchführung und Abwicklung der Hauptversammlung, insb. im Hinblick auf die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen nach dem AktG. Soweit personenbezogenen Daten im Rahmen dessen an die LEG Management GmbH übermittelt werden, sind die Gesellschaften gemeinsam datenschutzrechtlich Verantwortliche i.S.d. Art 26 DSGVO. Betroffene können Ihre Rechte gegenüber jedem einzelnen der Verantwortlichen geltend machen.

1. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
   Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die hierin genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.
   Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen von uns nach dem Verkauf der Aktien aus handels- und steuerrechtlichen Gründen regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahrt werden. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden, erforderlich ist (gesetzliche Verjährungsfristen von bis zu dreißig Jahren).
2. Cookies
   Bei Nutzung des InvestorPortals werden nur technisch notwendige Cookies eingesetzt. Diese Cookies ermöglichen erst die Nutzung der Webseite und sind für die Nutzung ihrer Funktionen zwingend erforderlich. Das meint etwa das Speichern von Log-in-Daten oder der Sprachauswahl durch sogenannte Local oder Session Storages (die beim Schließen des Browsers gelöscht werden). Es handelt sich dabei nicht um Cookies.
   Verwendete Local Storages

Storage Keys

Zweck

Speicherdauer

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LocaL		Ein Sitzungsspeicher ist für Szenarios gedacht, in denen
	der Benutzer eine einzelne Aktion ausführt. Dies wird	Dauer der
ng2Idle.main.expiry
	für den automatischen Logout nach 30 Minuten	aktiven Session
ng2Idle.main.idling
	Inaktivität genutzt.
Session
ServiceStorage
IVPLanguage		Authentication Token, Session-Daten,	Dauer der
authorizationData		E-Mail-Adresse (Bestätigungsfunktion)	aktiven Session
hostPortalContext
translationTags
Browsereinstellungen

Sie können das Speichern von Cookies durch Webseiten und Anwendungen auf ihren Endgeräten ablehnen oder ihre Browsereinstellungen anpassen, sofern die Cookies nicht technisch notwendig sind. Das InvestorPortal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Nutzer können durch einen Klick auf einen der nachfolgenden Links direkt zum Handbuch des verwendeten Browsers gelangen, oder bei Bedarf, zur Hilfefunktion des verwendeten Browsers gelangen.

1. Google Chrome

1. Mozilla Firefox

1. Apple Safari

1. Microsoft Edge

8. Welche Rechte haben Sie nach dem Datenschutzrecht?

Sie können bei der in Abschnitt 1 genannten Adresse des Datenschutzbeauftragten unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten, Löschung ihrer personenbezogenen Daten und Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihnen steht außerdem das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Einem Verlangen nach Löschung können gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Gesellschaft entgegenstehen.

1. Art. 15 DSGVO: Auskunftsrecht der betroffenen Person
   Sie haben uns gegenüber das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten wir zu Ihrer Person verarbeiten.

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1. Art. 16 DSGVO: Recht auf Berichtigung
   Sollten die Sie betreffenden Daten nicht richtig oder unvollständig sein, so können Sie die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Angaben verlangen.
2. Art. 17 DSGVO: Recht auf Löschung
   Unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen oder vertraglichen Aufgaben noch benötigt werden.
3. Art. 18 DSGVO: Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
   Unter den Voraussetzungen des Art.18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.
4. Art. 21 DSGVO: Widerspruchsrecht
   Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten einzulegen beim Datenschutzbeauftragten der LEG-Gruppe, Flughafenstraße 99, 40474 Düsseldorf, Telefon [phone],[e-mail].
   Ergeben sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen, werden wir diese Verarbeitung beenden, falls wir nicht nachweisen können, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
5. Art. 7 Abs. 3 DSGVO: Recht auf Widerruf der Einwilligung
   Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Haben Sie Beschwerden hinsichtlich des Umgangs mit Ihren Daten?

Mit Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft unter den eingangs genannten Kontaktdaten wenden, um unmittelbar eine Klärung mit der Gesellschaft herbeizuführen. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen. Die für die Gesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon [phone], E-Mailpoststelle[at]ldi.nrw.de.

Stand der Informationen in diesem Dokument: April 2024

Bei relevanten Änderungen werden wir diese Informationen aktualisieren und auf unserer Internetseite zur Verfügung stellen. Außerdem werden wir prüfen, ob im Einzelfall bei einer etwaigen Änderung dieser Datenschutzinformation eine Verpflichtung zu einer sonstigen Benachrichtigung besteht und dieser ggf. bestehenden Benachrichtigungspflicht entsprechend nachkommen.

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