LPKF Laser & Electronics : Datenschutzhinweise Hauptversammlung 2024

LPKF Laser & Electronics SE

Datenschutzerklärung für die Hauptversammlung und den Internetservice

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die LPKF Laser & Electronics SE ("LPKF", "wir", "uns") und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung und dem Internetservice für die Hauptversammlung der LPKF.

1. Der für die Verarbeitung Verantwortliche

Der im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderen Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter für die Verarbeitung Verantwortliche ist:

LPKF Laser & Electronics SE Osteriede 7

D-30827 Garbsen

Telefon: [phone]

E-Mail:[e-mail]

Website: www.lpkf.com

2. Der Datenschutzbeauftragte

Unser Datenschutzbeauftragter ist: Jürgen Recha

c/o interev GmbH Robert-Koch-Straße 55 30853 Langenhagen

Telefon: +49 (0) 511 - 89 79 84 10 E-Mail:[e-mail].

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

LPKF verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung und dem Internetservice Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Adresse und ggf. weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie, Eintrittskartennummer und Zugangscode für den Internetservice; gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes ("BDSG") sowie der Datenschutzgrundverordnung ("DSGVO"), des Aktiengesetzes ("AktG") sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Dies erfolgt nur zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dazu gehört die Kommunikation mit den Aktionären und die Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Gesellschaft verarbeitet hierbei Daten, die von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben bzw. aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken an die Gesellschaft übermittelt werden.

Gemäß § 135 Abs. 5 Satz 2 AktG kann ein Aktionär einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut) oder diesem gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder Personen, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, bevollmächtigen, ihn in der Hauptversammlung zu vertreten und sein Stimmrecht im Namen dessen, den es angeht, ausüben lassen. In diesem Fall werden nur die personenbezogenen Daten des Vertreters verarbeitet.

LPKF verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen.

1

Die Verarbeitung umfasst Vorgänge im Zusammenhang mit der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung, der Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten bzw. den von LPKF benannten Stimmrechtsvertreter, dem Teilnehmerverzeichnis sowie Tagesordnungsergänzungsverlangen und Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen und der Bereitstellung einer Live-Übertragung der Hauptversammlung für Aktionäre und Gäste im Internetservice online, die nicht anderweitig gespeichert wird.

LPKF verarbeitet die im Rahmen der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung erforderlichen vom Aktionär angegebenen bzw. aus diesem Anlass von seiner Depotbank übermittelten Daten (insbesondere Vor- und Nachnamen, Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Zugangskartennummer sowie Besitzart).

Soweit die Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten erfolgt, verarbeitet LPKF die in der Vollmachtserteilung angegebenen personenbezogenen Daten des Aktionärs sowie Vor- und Nachname und Wohnort oder Adresse des Bevollmächtigten. Im Falle der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen von LPKF benannten Stimmrechtsvertreter werden zudem die erteilten Weisungen verarbeitet und die Vollmachtserklärung von der Gesellschaft drei Jahre nachprüfbar festgehalten.

Bei der Ausübung des Stimmrechts gemäß § 118 Abs. 2 AktG im Rahmen der elektronischen Briefwahl verarbeiten wir Ihren Vor- und Nachname sowie Ihre Eintrittskartennummer.

In der Hauptversammlung wird gem. § 129 AktG ein Teilnehmerverzeichnis mit den folgenden personenbezogenen Daten geführt: Nummer der Eintrittskarte, Vor- und Nachname sowie Wohnort des erschienenen oder vertretenen Aktionärs und ggf. seines Vertreters, Aktienanzahl, Aktiengattung, Anzahl der Stimmrechte und Besitzart.

Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird LPKF diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen. Ebenso wird LPKF Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der LPKF zugänglich machen (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG).

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge ist die jeweils relevante Vorschrift des Aktiengesetzes (insbesondere § 67e AktG und §§ 118 ff. AktG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c) DSGVO.

Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist jeweils erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der LPKF zu erfüllen. Ohne die Bereitstellung der betreffenden Daten ist Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie beispielsweise aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c) DSGVO.

In Einzelfällen werden Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder denen eines Dritten nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Ihre personenbezogenen Daten zur Erstellung von internen Statistiken (z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre) verarbeitet werden.

Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informiert.

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO oder ein Profiling ein.

2

4. Verwendung von Cookies

Bei der Nutzung der Webseite des Internetservices werden Cookies eingesetzt. Cookies haben den Zweck, die Webseite für den Besuch des Nutzers zu personalisieren und die Nutzung der Webseite zu erleichtern. Cookies sind kleine Textdateien, die die Webseite an die Cookie-Datei des Internetbrowsers auf dem Gerät des Nutzers übermittelt und dort für einen späteren Abruf vorhält, so dass der Nutzer bei erneutem Besuch der Webseite wiedererkannt wird.

Auf der Webseite werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt, um Server-Log- Files zu speichern. Diese beinhalten:

• Datum und Uhrzeit des Abrufs,
• Übertragene Datenmenge,
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war,
• IP Adresse,
• Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers,
• Referrer URL (die zuvor besuchte Seite),

Wir verwenden lediglich Cookies, die für die Nutzung des Internetservice erforderlich sind und mit dem Schließen des Browsers wieder gelöscht werden (sogenannte "Session-Cookies"). Das folgende Cookie wird beim Betrieb des Internetservice eingesetzt:

Name	Funktion	Speicherdauer	Kategorie
ASP.NET_SessionId	Zuordnung des	Solange die Seite	Technisch notwendiges
	aktuellen Zugangs	besucht wird	Cookie

Sie können das Setzen eines Cookies unterbinden, indem Sie Ihren Internet-Browser so einstellen, dass er das Speichern solcher Textdateien auf Ihrem Endgerät nicht zulässt. Bitte beachten Sie, dass das Blockieren sämtlicher Cookies einen reibungslosen Betrieb des Internetservice behindern kann.

Die Verarbeitung der vorgenannten Daten erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f) DSGVO an der Bereitstellung und dem Betrieb des Internetservice.

5. Kategorien von Empfängern

Nachfolgend informieren wir Sie darüber, an welche Kategorien von Empfängern wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben:

Externe Dienstleister: Für die Ausrichtung der Hauptversammlung (auch zur Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen sowie Streaming des Webcasts im Internetservice) bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten.

Aktionäre/Dritte: Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können Aktionäre bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung auf Antrag Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis erfassten Daten erlangen. Das Teilnehmerverzeichnis wird im Rahmen der Hauptversammlung allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. Wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften veröffentlicht.

Weitere Empfänger: Im Rahmen von gesetzlichen Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden und Gerichten, zu übermitteln.

3

Die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland ist nicht beabsichtigt.

6. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Die oben genannten Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmäßig nach drei Jahren gelöscht oder anonymisiert. Sobald wir Kenntnis von der Veräußerung Ihrer Aktien erlangt haben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nur noch für längstens zwölf Monate speichern. Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann, soweit die weitere Verarbeitung im Einzelfall im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen LPKF oder seitens LPKF geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich ist.

Server-Log-Files werden für 7 Wochen gespeichert und dann gelöscht, soweit die Speicherung zu diesem Zeitpunkt nicht länger erforderlich ist (z.B. Beseitigung technischer Störungen).

7. Ihre Rechte nach dem Datenschutzrecht

Soweit wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten, stehen Ihnen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden Rechte im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft über die seitens LPKF über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO);
• Recht ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO);
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, soweit die Verarbeitung lediglich zur Wahrung der berechtigten Interessen von LPKFerfolgt (Art. 21 DSGVO);
• Beschwerderecht: Für Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unsere Datenschutzbeauftragte unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

4