LANXESS : E) Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Aktionäre und Aktio- närsvertreter im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung der LANXESS Aktiengesell- schaft 2024

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der LANXESS Aktiengesellschaft sehr wichtig. Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir unsere Aktionäre und deren Aktionärsver- treter über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durch- führung unserer virtuellen Hauptversammlung und die ihnen nach dem Datenschutzrecht zu- stehenden Rechte informieren.

Weitere Informationen zum Datenschutz erhalten Aktionäre und Aktionärsvertreter unter: https://lanxess.com/de-DE/Pflichtangaben/Datenschutzhinweise.

Verantwortlicher

Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die LANXESS Aktiengesell- schaft, Kennedyplatz 1, 50569 Köln.

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter den Datenschutzbeauftragten der LANXESS Aktiengesellschaft unter:

LANXESS Aktiengesellschaft Der Datenschutzbeauftragte Kennedyplatz 1

50569 Köln

E-Mail: [e-mail]

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die LANXESS Aktiengesellschaft verarbeitet als Verantwortliche personenbezogene Daten der Ak- tionäre (z.B. Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Anmeldebestätigung) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärs- vertreter unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesda- tenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetztes (AktG) sowie weiteren relevanten Rechtsvor- schriften. Soweit die Datenverarbeitung auf Grundlage der berechtigten Interessen der Gesell- schaft erfolgt, ist eine Bereitstellung personenbezogener Daten gesetzlich oder vertraglich nicht vorgeschrieben.

Die LANXESS Aktiengesellschaft erhält die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Anmeldestelle von dem Letztintermediär, der die Aktien für den Aktionär verwahrt. In eini- gen Fällen kann die LANXESS Aktiengesellschaft personenbezogene Daten auch unmittelbar von den Aktionären erhalten. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären und Ak- tionärsvertretern (z.B. bei vorab eingereichten Stellungnahmen zur Tagesordnung, bei Anträgen auf Ergänzung der Tagesordnung, bei Gegenanträgen, bei Wahlvorschlägen, bei eingereichten Widersprüchen oder bei Wortmeldungen) ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter sowie für die Verfolgung der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung rechtlich erforderlich. Ohne Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist eine Teil- nahme an der Hauptversammlung nicht möglich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 67e, §§ 118 ff., § 130a AktG.

Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation der virtuellen Hauptver- sammlung zweckdienlich sind, auf Grundlage der berechtigten Interessen der Gesellschaft erfol- gen (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DSGVO).

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Die LANXESS Aktiengesellschaft verarbeitet die personenbezogenen Daten von Aktionären und Aktionärsvertretern gegebenenfalls zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder aktien-, handels- und/oder steuerrechtlicher Aufbewahrungs- pflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. der gesetzlichen Vorschrift, aus der die Verpflichtung folgt.

Für den Betrieb des Aktionärsportals ist es erforderlich, dass Cookies auf dem jeweiligen Endgerät gespeichert werden, das für den Zugang genutzt wird. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbei- tungen ist § 25 Absatz 2 Nr. 2 des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG). Diese Cookies sind aus technischen Gründen erforderlich, um die Funktionalität der Webseite zu gewährleisten.

Empfänger Ihrer Daten

Die von der LANXESS Aktiengesellschaft für die Zwecke der Ausrichtung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Da- ten der Aktionäre und Aktionärsvertreter ausschließlich nach Weisung der LANXESS Aktiengesell- schaft und nur, soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist (Art. 28 DSGVO). Alle Mitarbeiter der LANXESS Aktiengesellschaft und die Mitarbeiter der beauf- tragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertre- ter haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten wie insbesondere der Name von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht oder andere Rechte ausüben, im Rahmen der gesetz- lichen Vorschriften (insbesondere betreffend das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG) anderen Ak- tionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt. Dies gilt auch für personenbezogene Da- ten in Stellungnahmen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter gegebenenfalls vorab eingereicht ha- ben (§ 130a Absatz 3 AktG), und in erhobenen Widersprüchen und im Rahmen einer Bekanntma- chung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie dem Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen. Soweit dies zur ordnungsgemäßen Durchführung der Hauptversammlung oder zur Wahrung ihrer berechtigten Interessen erforderlich ist, übermittelt die Gesellschaft zudem ggfs. personenbezogene Daten an den von ihr beauftragten Notar und die von ihr beauftragten Rechtsanwälte. Diese unterliegen einer berufsrechtlichen Schweigepflicht. Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. der gesetzlichen Vorschrift, aus der eine Verpflichtung zur Veröffentlichung folgt bzw., soweit keine gesetzliche Pflicht zur Veröffentlichung des Namens besteht, Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.

Die LANXESS Aktiengesellschaft kann weiterhin gesetzlich verpflichtet sein, personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. der gesetzlichen Vorschrift, aus der die Verpflichtung folgt.

Speicherdauer

Die LANXESS Aktiengesellschaft löscht oder anonymisiert die personenbezogenen Daten der Ak- tionäre und Aktionärsvertreter im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, sobald und soweit die zweijährige Einsichtnahmefrist nach § 129 Absatz 4 AktG abgelaufen ist, die personenbezoge- nen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Rechtfertigungs- gründe für die Speicherung bestehen.

Rechte der Betroffenen

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter das Recht, unter den oben genannten Kontaktdaten Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem

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steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichts- behörde zu sowie das Recht, ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Recht auf Datenübertragbarkeit) zu erhalten.

Wenn und soweit personenbezogene Daten auf Grundlage der berechtigten Interessen der Gesellschaft (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DSGVO) verarbeitet werden, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Ein- zelfall zu prüfen ist, zudem ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung ihrer personen- bezogenen Daten zu.

Die Rechte können Sie unentgeltlich über die E-Mail-Adresse [e-mail] oder über die oben genannten Kontaktdaten geltend machen.